Standardtext in Signatur der E-Mail
Der VNR-Newsletter empfiehlt, bei immer wiederkehrenden Anfragen eine Standardantwort zu formulieren und diese in der Signatur abzuspeichern.
Super Tipp! Auf die Idee mit der Signatur wäre ich nie gekommen. Ich selber muss auch häufig ein und dieselbe Frage beantworten bei einer Tätigkeit für einen Verein. Das werde ich ausprobieren!!
E-Mail bearbeiten
Annie von CNNmoney hat einige Tipps parat, wie man mit der E-Mail-Flut umgeht. Einige Punkte sind sicher schon bekannt, andere sind vielleicht neu.
Hier eine kurze Übersetzung und Zusammefassung ihrer Ausführungen in Englisch:
- weniger E-Mails versenden
- Boomerang-Effekt vermeiden: weniger Fragen, weniger Antwort-Mails
- Erst denken - dann senden - oder gar nicht erst versenden
- Höflich sein nur [...]
E-Mail-Signatur
Wißt Ihr, was mich total annervt. Wenn ich im regen E-Mail-Kontakt mit einer Firma stehe und irgendwann kommt die E-Mail: Frau Meurer, bitte senden Sie uns ihre Adresse…
Meine Adresse steht immer, aber auch immer in der Signatur. Bei jeder E-Mail!!
Lahmer Service
Das will man ja gar nicht lesen, wenn man eine E-Mail-Anfrage gestellt hat:
Hinweis: Dies ist eine automatisch generierte E-Mail, bitte nicht antworten.
Das One Service Team hat Ihre Anfrage erhalten und wir melden uns bei Ihnen sobald als möglich.
Unsere Antwortzeit beträgt derzeit ca 10 Werktage. Bitte haben Sie daher etwas Geduld.
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Ich wollte bei denen Kunde werden [...]
Checkliste Urlaub
Vom Checklisten Newsletter gibt es eine Checkliste zur Urlaubsvorbereitung im Büro. Zu dem letzten Punkt: “Die Mitarbeiter wissen, wie sie mich in echten Notfällen erreichen können” empfehle ich dringend ‘Notfälle’ zu definieren. Denn sonst wird schnell aus einer Mücke ein Elefant und damit ein Notfall.
Checkliste Urlaub
Legal Obligation to Preserve E-Mails
The Law-Blog informs (in German) in-depth about the legal obligation to preserve e-mails. In Germany you have to keep all tax-relevant e-mails for 10 years and all business-related e-mails for six years. In my mind it does not make sense to differ between these two sorts. You should keep all mails for ten years. Sorting [...]
Aufbewahrungsfristen für E-Mails
Beim Law-Blog gibt es eine ausführliche Abhandlung über die Aufbewahrungsfristen bei E-Mails. Entscheidend dabei für mich ist der Hinweis, dass man nicht versuchen soll, zwischen Handels- und Geschäftsbriefen zu unterscheiden. Speicherplatz ist heute nicht mehr so teuer und das auswählen und löschen würde einfach zu lange dauern.
Slow Mail
Nach der Slow-Food-Bewegung kommt jetzt die Slow-Mail-Bewegung. War eigentlich zu erwarten.
Slow Mail
Stromausfall
In den letzen Tagen habe ich aber auch wirklich Pech. Erst der kaputte Computer und dann gestern Stroausfall wegen eines schweren Gewitters.
Da merkt man, wie abhängig man von der Technik ist. Ohne Strom läuft fast nichts. Und da wird auch wieder deutlich, dass man sich doch auf einen Notfall einrichten soll.
Mit Handy und Laptop, wenn [...]
E-Mails verfolgen
Simplify Your Work empfiehlt, sich selber auf den Verteiler zu setzen, wenn man ein wichtiges Schriftstück versenden (lässt), ganz gleich ob per E-Mail oder Briefpost, um zu überprüfen, ob die Sendung ordnungsgemäß und pünktlich rausgegangen ist.