E-Mail Management
Vom Checklisten Newsletter gibt es die Liste "E-Mail Management". Rechtzeitig zur Ferienzeit. Das größte Problem nach dem Urlaub ist wohl das überquellende E-Mail-Postfach.
Gleich der erste Vorschlag ist unglaublich: "Eingangspost wird nur ausgedruckt, wenn erforderlich." Wer bitte schön, druckt heutzutage noch seine E-Mails aus???? Nicht nur ein Zeitkiller sondern auch eine Ressourcenverschwendung (Papier, Tinte, Toner…)
"E-Mails, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen werden regelmäßig gelöscht."
Dieser Tipp wird allerdings - nach wie vor - oft missachtet. Immer wieder erlebe ich E-Mail-Eingänge, wo selbst die hausinterne Rundmail "von der Konferenz sind noch Brötchen über" im Eingang verbleibt. Ich würde sogar so weit gehen zu sagen, sie werden nicht regelmäßig, die E-Mails werden sofort(!) gelöscht.
Auch der letzte Punkt ist enorm wichtig:
"Einzelne E-Mails werden mit dem Projektdaten archiviert."
Ich gehe auch hier noch weiter und empfehle im Rahmen der individuellen Ablage ein Spiegelbild der Papierablage mit den gleichen Ordnern und Registern, wo die E-Mails sofort nach dem Lesen oder Bearbeiten abgelegt werden. Diese Ordner kann man dann genau wie die Papierablage (z.B gebrannt auf einer CD oder DVD) mit dem Papierordner in die Altablage tun.
Wenn Ihnen der Artikel gefallen hat oder Sie eine Anmerkung haben, schreiben Sie ein Kommentar oder abonieren kostenlos den RSS-Feed, so dass Sie künftige Beiträge automatisch erhalten.
Noch besser ist freilich, Leute vorübergehend vom Verteiler der “Brötchen-Mails” zu nehmen, von denen man weiß, dass sie in Urlaub sind. Der Abwesenheits-Assi kündigt das ja an.
Achso: Schönes Blog übrigens - habe gerade in meine Top-Business-Blog-Liste aufgenommen:
http://karrierebibel.de/die-liste-50-blogs-und-websseiten-fuer-job-und-karriere/