Aufräum-Tipps von einer Expertin
In der Zeitschrift Impulse habe ich folgende Aufräumtipps einer Ordnungs-Expertin entdeckt:
1. Schreibtisch leeren
2. Akten entmüllen
3. Ordner anlegen
4. Ordner unterteilen
5. Ablagen einrichten: Vier Kästchen: Eingang, Ausgang, Lesen und Zwischenablage
6. Schränke kaufen
7. Drucken einschränken
8. Nichts aufschieben
9. Konsequent bleiben
Nummer 8 und 4 widersprechen sich in meinen Augen. Das Kästchen “Zwischenablage” ist völlig überflüssig, wenn ich ein funktionierendes System habe. Als goldene Regel gilt immer noch: Wenn ich etwas in der Hand habe, lege ich es gleich dorthin, wo es hingehört. Also entweder in die Wiedervorlage oder ich lege es gleich ab. Eine Zwischenablage ist ein großer Zeitfresser. Wenn meine Ordner gut strukturiert sind, dann kann ich ein Dokument sofort abheften. In den meisten Fällen sind die Ablageberge so riesig, weil niemand weiß, wo die Papiere abgeheftet werden sollen. Wenn das einmal geklärt ist, dann läuft das ablegen wie von selbst.
Punkt 7 ist auch nicht zu unterschätzen. In der heutigen Zeit wird man um eine Mischablage nicht herum kommen. Ein Teil der Dokumente liegen auf dem Computer und der Rest ist in Papierform im Ordner. Für die Altablage kann man diese beiden Medien zusammen führen, indem man eine gebrannte CD oder DVD in den Ordner heftet und das ganze dann ins Archiv tut.
Ach ja und Punkt 10 nicht vergessen: Computer entmüllen!! Das ist genau so wichtig wie die Akten entmüllen. Nur weil man die Datenmengen nicht so anschaulich sieht wie Papierberge, heißt es nicht, dass man dort keine Ordnung braucht.
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Kommentare
Ja, genau. Ich meinte 5 und 8. Eine Zwischenablage dient ja zum Aufschieben des Ablegevorgangs.
Punkt 8 kann ruhig erhalten bleiben. Eine Terminierung und eine Aufteilung nach Prioritäten ist kein Aufschieben. Man ist die Aufgabe ja angegangen, hat sich Priorität und Teilschritte überlegt. Aufschieben wäre für mich, sich überhaupt gar nicht mit der Aufgabe befassen.
Das Beispiel mit dem Ordner spricht mir mit meinem Faible für permanente Ablage aus der Seele. Wenn ich die Aufgabe erledigt habe, gleich das Dokument ablegen und eventuell sogar alte Dokumente gleich mit herausnehmen. Man hat den Ordner ja einmal in der Hand.
Die Punkte 5 und 8 meinten Sie, oder? 4 und 8 widersprechen sich nicht.
Punkt 8 würde ich übrigens streichen, denn es ist sehr wohl wichtig, Prioritäten zu setzen und somit manche Aufgaben auf später zu verschieben. Außerdem gibt es ja auch Aufgaben, für die einfach grade nicht der richtige Zeitpunkt ist (weil der Ansprechpartner im Urlaub ist zum Beispiel, oder weil man sich einen Aktionsplan zurechtgelegt hat).
Wenn Sie Punkt 8 erhalten wollen, dann vielleicht in abgewandelter Form, etwa so: “Grundsätzlich nicht von der Prioritätenliste abweichen.” Das “grundsätzlich” sorgt dafür, dass man einzelne Aufgaben mit gutem Grund durchaus vorziehen kann (z. B., weil Sie mit nur geringem Mehraufwand mit einer höhergestuften Aufgabe miterledigt werden können). Nehmen wir an, ich muss eine Rechnung aus dem Ordner X heraussuchen (Priorität 1), dann kann ich doch gleich eine andere Rechnung in den selben Ordner einsortieren, obwohl diese Aufgabe Priorität 2 hatte.
Mit freundlichen Grüßen
Sabine Ernst