Ordnung erhöhen
Simplify Your Life empfiehlt, sich anzugewöhnen, immer Ordnung zu halten und alles noch etwas sauberer oder ordentlicher zu verlassen, als man es aufgefunden hat. Alte Akten wegräumen, wenn man etwas ablegt, oder E-Mails löschen, wenn man sie bearbeitet.
Man denkt dann immer, dazu habe ich jetzt keine Zeit, obwohl es objektiv betrachtet nur wenige Sekunden dauert. Aber es ist die Priorität, die man den Dingen zuschreibt. Hier muss das Umdenken ansetzen!!
Man muss ja nicht gleich so übertreiben wie der Servicepionier.
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Kommentare
Danke für den Hinweis mit der Aufbewahrungspflicht. Das ist sicher wichtig!
Aber, es hat ja niemand nur General-Löschung von E-Mails aufgerufen!
Ich persönlich habe trotz Aufbewahrungspflicht täglich sicher 100 E-Mails zu löschen:
- Mails von anderen Bloggern mit schönen Hinweisen
- Mails zu Terminabsprachen
- Mails mit zahlreichen Anworten - da hebe ich nur die letzte auf, da ist alles drin
- Newsletter nach dem Lesen
- Mails mit Kommentaren zu meinem Blog
- Info Mails wie Spam Karma
- die guten altens Spams selber
- Rundmails von Netzwerken
- Maillisten
-…
Da fällt einem noch ne ganze Menge ein. Und diese ganze Menge sollte man auch unbedingt löschen, weil nämlich sonst auch noch der Computer langsamer wird. Nicht zu vergessen, dass der Posteingang unübersichtlich wird.
Vielleicht können wir uns darauf einigen: Alles außer der aufbewahrungspflichtigen Mails und denen, die man aus anderen Gründen aufheben möchte zu löschen??
Ansonsten hätte mich die Kategorisierung der Spams interssiert. Aber mal Spaß bei Seite. Es gibt genug E-Mail-Müll, den ich jeden Tag löschen kann. Und das befreit ungemein!
Schon richtig, ich schrieb ja auch oben Mails wie “Ruf mich mal zurück” und andere spätestens nach zwei Minuten unbedeutende Mails kann und sollte man löschen. Davon abgesehen, ich sehe oft das sehr wenig mit in so ziemlich jedem Mailclient vorhandenen Regeln gearbeitet wird. Mit einem vernünftigen Spamfilter (vernünftig meint z.B. einen Mailserver der schon den Empfang selektiert) und einem ordentlichen Satz Regeln für die üblichen Newsletter, Remidner von irgendwelchen Systemen usw. bekommt man den Posteingang sehr sauber. Mitterweile kommen bei mir noch maximal 2-3 Spammails pro Montat durch. Die hübschen Newsletter die einem Interessieren oder Infomails von Bank, ebay, Webhoster, Telekom (Rechnungen) und was sonst noch so anfällt werden über Regeln gleich wegsortiert und dann gelesen wenn Zeit ist. Pro Regel ist das eine Minute Aufwand und danach sortieren sich die Mails zu 80% selbst. Sowas würde ich mir auch für Papierbelege wünschen.
Regeln für Papierbelege gibt es, die heißen Sekretärin! Nein, Spaß beiseite auch eingehende Post kann man genauso gut, wie E-Mails kanalisieren zum Beispiel mit einer Wiedervorlage oder einem Pultordner. Wenn man die Post öffnet, kann man sie gleich entsprechend einsortieren. Das funktioniert meistens auch sehr gut. Schwierig ist oft bei meinen Kunden das wegsortieren der Papiere nach Geschäftsreisen oder Seminaren. Da wird dann oft der ganze Stapel irgendwohin gelegt. Sortieren kann man ja später und das heißt fast immer nie!!
Das E-Mail löschen ist ein nicht auszurottende Unsitte. Privat mag das angehen bis egal sein. Geschäftlich ist es, abgesehen von Mails wie “Ruf mich mal zurück”, fahrlässig bis gefährlich. Für geschäftliche Mails gelten mittlerweile die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für alle andere geschäftliche Korrespondenz. D.h. vereinfacht: Alles was direkt mit einer Rechnung/Gutschrift/Lieferung usw. zu tun hat 10 Jahre alle anderen Geschäftsbriefe (d.h. Mails an Kunden, Lieferanten und sonstwen) sechs Jahre. Steuerlich relevante Mails, z.B. an die Buchhaltunsabteilung mit Buchungsanweisungen, Erläuterungen, usw. ebenfalls 10 Jahre.
In Anbetracht der tatsache, das heute oftmals gerade bei Unklarheiten zur Rechnungsstellung oder Lieferung meist die Korrespondenz zur Klärung per Mail erledigt wird sollte man Mails genauso archivieren wie alle anderen Unterlagen. Auch bei großen Unternehmen würde ich mich da nie nur auf die IT Abteilung verlassen sondern immer mein eigenes Archiv mitführen. Da alle Mailsysteme heute leistungsfähige Suchefunktionen anbieten ist auchd as Auffinden selbst wenn die Ablage nicht strukturiert ist kein Problem. Davon abgesehen kann man selbst bei unklarheiten schnell alle benötigten Infos zusammenstellen und manche Meinungsverschiedenheit schnell anhand von Fakten klären.
Wenn also mal wieder der IT-Verantwortliche eine Mail umherschickt man möge doch wieder mal Mails löschen (auch gerade Archive im Home Verzeichnis) sollte man einen beherzten Hinweis auf § 238, 257 HGB oder §§ 140, 141 AO zurückschicken. Ist das Archiv für Papierunterlagen voll werden die Unterlagen ja auch nicht einfach vernichtet sondern das Archiv gezungenermaßen vergrößert.