Barcamp Frankfurt - Nachlese Organisation

April 23, 2007

Ich muss natürlich im Nachgang zum Barcamp Frankfurt auch einiges zur Organisation sagen. Natürlich auch wieder meine persönliche Meinung:

Zunächst noch einmal meinen Dank an die Organisatoren: Ihr habt eine Riesen-Veranstaltung gestemmt. Danke!!

Anmeldung: Das Anmelde-Verfahren per Wiki-Teilnehmer-Liste war wie Robert schon geschrieben hat verbesserungswürdig. Durch die Begrenzug auf 200 Teilnehmer, gab es einiges an Durcheinander, einzelne Personen oder ganze Teile der Liste wurden gelöscht. Natürlich möchte man so wenig Verwaltungsaufwand wie nötig. Die Anmeldung per Wiki, wo sich jeder selber einträgt scheint da das günstigste Verfahren zu sein. Ich habe nur das Barcamp Kärnten als Vergleich. Dort hat es super funktioniert, weil es da auch keine Teilnehmerbegrenzung gab. Für zukünftige Veranstaltungen muss man einen weg finden, die Teilnehmerliste anders zu verwalten. Sehr großen Unmut haben diejenigen auf sich gezogen, die als Teilnehmer gelistet waren und nicht erschienen sind. Vorschlag: Eintrag in die Wiki-Teilnehmerliste gesondert nach Samstag und Sonntag (steht auch schon in den Kommentaren bei Robert) und zusätzliche E-Mail an eine gesonderte Adresse (barcamp@xy) mit verbindlicher Anmeldung. Weitere Idee: Personen, die sich anmelden und nicht erscheinen und damit einem anderen die Teilnahme vermiesen zahlen 100 Euro. Man könnte in dieser Anmelde-E-Mail seine Kontodaten mit angeben für den späteren Bankeinzug. E-Mails ohne umfassende Kontakt- und Kontodaten gelten nicht als Anmeldung. Daraus soll aber kein Mail-Verkehr entstehen. Die eingehenden Mails werden gesichtet und die, die den Anforderungen nicht entsprechen werden gelöscht.

Begrüßung und Vorstellungsrunde:
Die Begrüßung wurde vorbereitet kurz bevor die ersten Sessions statt finden sollten. Mein Vorschlag, den ich auch schon gespostet habe: Begrüßung und Vorstellungsrunde beim Frühstück. Mir gefiel auch nicht, dass alle so geknubbelt da gestanden haben. Mir war das zu eng und zu warm und ich hatte andauernd eine Rucksack oder eine Laptop-Tasche im Kreuz oder in der Kniekehle. Eine Vorstellungsrunde bei 200 Teilnehmer dauert einfach ziemlich lange und ich weiß nicht, ob ich mir alle 200 Vorgestellten merken kann, eher nicht. Idee: Die Photobox bei Flickr. Jeder, der sich anmeldet an der Rezeption wird fotografiert und kann seine Tags einstellen.

Namensschilder:
Bitte immer Domain oder Blogname bzw. Firmenname mit aufführen. Das erleichtert die Zuordnung ungemein. Name und Zusatz bitte ausreichend groß aufdrucken. Die Idee mit personalisierten Barcamp-T-Shirts habe ich mit einem Vertreter von Spreadshirt schon besprochen, aber der Aufwand hierfür wäre zu groß, wei jedes T-Shirt zwei Mal die Produktion durchlaufen müsste. Ich selber hieß an jedem Tag anders, weil für mich und Achim weder Namensschilder noch WLAN-Zugang bereit waren. Das war ziemlich komisch.
WLAN:
Es war ziemlich nervig, dass man sich andauernd wieder neu einloggen musste und es war schade, dass das WLAN pünktlich um 19 Uhr abgeschaltet wurde. Es wäre schon schön, wenn es durchgängig funktionieren würde.

Sessions:
Ich selber habe keine Session angeboten, weil im Vorfeld auf dem Wiki schon so viele Sessions eingetragen waren, dass ich mir dachte, das sind eh schon zu viele. Falsch gedacht. Am Samstagmorgen gab es dann plötzlich gar nicht mehr so viele Angebote. Ich habe mir überlegt, woran das liegen kann. Ich vermute, der Eintrag in das Wiki ist zu unverbindlich (genau wie die Teilnahme). Beim Barcamp Kärnten musste ich meine Session schon direkt in einen Stundenplan mit Raumplan und Uhrzeit eintragen. Ich habe mich also gemeldet für Samstag 14 Uhr und meine Session mit Erklärung eingestellt. Das war dann sozusagen verbindlich. Die Eintragung in Frankfurter Wiki mit +1 war viel zu aufwendig (Zeitmanagement) deswegen habe ich dort nicht hinterlassen, ob mich das interessiert oder nicht. Der Vorschlag von Robert mit dem Voting ist gut. Könnte man das dann auch in einen Stundenplan einarbeiten? Am Samstag waren leider einige Sessions viel zu überfüllt, weil der Raum zu klein war. Andererseits saßen in einem großen Raum nur fünf Leute. Hier müsste man schneller reagieren können und die Räume wechseln. Am Sonntag war die Lage schon entspannter. Eine Interessensbekundung vorab würde eventuell hier auch schon den Raumbedarf deutlich machen.

Räume/Location:
Vorbildlich. Genügend Parkplätze, ausreichend Räume, sehr gut ausgestattet, verdunkelt, genügend Steckdosen, Beamer, Leinwand. Große Kantine. Schöne Lounge für zwischendurch. Wunderbar. Die Universität in Klagenfurt war übrigens auch ein Spitzenstandort, zwar nicht so luxoriös, aber es gab genug Platz für alle.
Verpflegung:
Absolut super! Viel ausreichend, auch vegetarisch, pünktlich. Einfach vorbildlich! Mecker: Die Teilnehmer sollten bitte ihre leeren Flaschen und Tassen wieder mitnehmen. Danke an den Saftblog für die Saftbar. Tolle Idee!

Fazit:
Unconference heißt nicht unorganisiert! Im Vorfeld muss unglaublich viel organisiert werden und auch vor Ort. Wenn es keiner organisiert, dann wird es irgendeiner übernehmen. Und der bestimmt dann. Es hat sich auch in Frankfurt immer jemand gefunden, der die Organisation in die Hand nahm: Ein Moderator für die Sessions. Einer, der die Sessions in das Papierwiki eingetragen hat. Frank Hamm hat immer gesagt: “Die Session ist jetzt zu Ende” oder “Es gibt jetzt Abendessen”. Einer, der die Bücher verlost hat. Irgendeiner organisiert dann halt.

Vorschlag für zukünftige Barcamps:
Die bisherigen Teams könnten für zukünftige Orga-Teams eine Checkliste aufbauend auf ihren Erfahrungen einstellen. Man muss das Rad ja nicht immer wieder neu erfinden.

Und man kann es nicht oft genug sagen: Danke an alle, die diese Veranstaltung überhaupt möglich gemacht haben!!!!