Blog-Karneval zum Thema Kundenakquise
Hier also der versprochene Beitrag zum Blog-Karneval.
Wie kann eine effiziente Büroorganisation die Kundenakquise unterstützen?
Das Büro
Ein Büro, in dem man sich wohlfühl, versetzt einen automatisch in eine positivere Stimmung. Unordentliche oder chaotische Büroräume können empfindsame Personen in Stress versetzen. Und Stress ist kein guter Partner bei der Kundenakquise, mit der sich sowieso viele Selbständige sehr schwer tun. Deswegen sollte man alles mögliche unternehmen, um sich in eine positive Stimmung zu versetzen. Bei der telefonischen Akquise ist es sehr wichtig, aber auch, wenn ich ein Mailing verfasse oder ein Angebot formuliere, sollte ich mich dabei gut fühlen.
Zum Telefonieren ist es von Vorteil, wenn man ein Fenster mit einem schönem Ausblick hat. Guckt man direkt auf Mauerwerk, kann man sich ein schönes Bild an die Wand hängen oder einen Blumenstrauß auf den Schreibtisch stellen, den man dann anschauen kann.
Auf jeden Fall sollte man ungestört sein. Also Türe zu. Eventuell ein Schild aufhängen “Bitte nicht stören”. Telefon, Anrufbeantworter und Handy abschalten. Ganz abschalten! Nicht nur leise stellen. Viele Menschen sind einfach zu neugierig. Aber diese Neugierde lenkt einen ab. Bei einem Akquise-Telefonat kann man aber keine Ablenkung gebrauchen. Das E-Mail Programm sollte man auch schließen, vor allem, wenn es durch einen Signalton den Erhalt neuer Mails anzeigt.
Schreibtisch
Auf dem Schreibtisch sollte ausreichend Platz sein, mindestens 40 x 60 cm. Auf dieser Fläche liegen die Unterlagen, die ich zum Telefonieren oder zum Schreiben brauche. Ein gut schreibender Stift und ein Notizblock oder Klemmbrett mit ausreichend Blankoseiten. Ansonsten liegt nichts auf dem Schreibtisch. Gar nichts! Man kann immer nur an einem Vorgang arbeiten. Alle anderen Aufgaben und Papiere lagern woanders. Alles, was sich im Blickfeld befindet, bedeutet eine Ablenkung (s.o.)
Vorbereitung
Alle Daten, die man jemals über seinen Wunschkunden gesammelt habe, müssen griffbereit sein. Bei einem Akquise-Telefonat soll die Vorbereitungszeit länger sein als die eigentliche Gesprächszeit. Am besten notiert man kurz die wesentlichen Punkte, überlegt sich Gegenargumente des Anderen und eigene Erwiderungen darauf. Als Einstieg - auch bei Schreiben - kann man auf das Hobby oder ein kürzliches Ereignis im Leben des Wunschkunden eingehen: “Ich hoffe, Sie hatten einen schönen Urlaub in Ägytpten…”
Dafür muss man die Daten sammeln. Früher nannte man es Kundenpflege, heute heißt es Neudeutsch Customer Relation Management CRM und dafür gibt es eigene Systeme und Software. Als EPU - Ein-Personen-Unternehmen oder Existenzgründer reicht aber meist ein sinnvolles individuelles Ablagesystem oder eine Datenbank im Computer.
Jeder Kontakt wird erfasst. Wenn ich eine Visitenkarte bekomme, notiere ich auf der Rückseite, wo ich diese Person getroffen habe. Das kann schon ein erster Aufhänger für ein Gespräch oder ein Anschreiben sein: “Wir hatten uns letztes Jahr auf der Paperworld getroffen…” und öffnet Türen.
Man sollte sich alle Details zu einem Akquise-Vorgang notieren. Dazu nimmt man mindestens DIN A4-große Blätter oder erstellt sich eigene Projektverfolgungsbögen. Wer es mag, kann sich eine Datenbank im Computer anlegen. Alle Papiere zu einem Vorgang kommen in eine Sichthülle.
Wenn man dann die Visitenkarte hervorholt und das Gespräch oder das Schreiben geplant hat kann man los legen.
Telefonieren
Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung. Fenster schließen um eventuellen Straßen oder Baulärm auszuschließen. Am besten telefoniert man mit einem Mobilteil und einem Headset. Mit dem Mobilteil kann man sich im Raum bewegen oder mal zwischendurch aufstehen. Das belebt auch oft ein festgefahrenes Gespräch. Ein Headset lässt beide Hände frei zum Gestikulieren oder man kann leichter in Unterlagen blättern.
Bitte notieren Sie sich die Aussprache von Eigennamen. Nichts ist schlimmer, als wenn der eigene Name falsch ausgesprochen wird.
Computer
Der Computer eignet sich sehr gut zur Adressverwaltung. Hier kommt es darauf an, dass die Adressen immer aktuell sind und ständig gepflegt werden. Für eine Akquise-Mailing braucht man die Einwilligung des Empfängers. Hierfür gibt es spezielle Software. Aber auch, wenn die Akquise per Brief oder Postkarte erfolgt, ist der Computer sehr hilfreich. Serienbriefe können erstellt werden und die Adressen können nach den unterschiedlichsten Kriterien sortiert werden, z. B. nach Postleitzahl, um einen günstigeren Zustelltarif zu erhalten.
Nachbereitung
Jede Akquise erfordert eine Nachbereitung. Bei einem Mailing kann man evtl. nachfassen oder nachtelefonieren. Akquisegespräche müssen notiert werden und Zusagen müssen eingehalten werden „Ich schicke Ihnen das Angebot!“. Wenn es nicht geklappt hat, sollte man das Gespräch analysieren, um es beim nächsten Mal anders zu machen. Vielleicht wollte sich der Gesprächspartner noch nicht entscheiden. Dann sollte man einen neuen Termin ausmachen. Die Unterlagen werden dann auf die sogenannte Wiedervorlag gelegt, damit sie zu dem vereinbarten Termin auch verfügbar sind. Fixe Telefontermine müssen natürlich eingehalten werden!
Fazit: Eine effiziente individuell angepasste Büroorganisation und ein Büro, in dem man sich wohlfühlt unterstützen auf vielfältige Weise die Kundenakquise.
Viel Erfolg!!
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Kommentare
Index Thema Akquise und Kundengewinnung des ersten Business-Blog-Karneval…
Ich habe mir einmal die Mühe gemacht, eine Auflistung alle Beiträge zum ersten deutschsprachigen Business-Blog-Karneval zu erstellen. Den Index Akquise und Kundengewinnung - der Fundus für Unternehmen im Punkto Kunden gewinnen….
[...] Heute war großer Blog-Lesetag. Endlich hatte ich mal etwas Zeit und Gelegenheit in den Beiträgen zum 1. Deutschsprachigen Blog-Karneval zu stöbern. Gut, der Karneval ist schon eine Zeit lang her, aber zu dem Zeitpunkt konnte ich vor Umzugskisten meinen Rechner nicht finden. Und genau das, nämlich der Umzug, hängt mir immer noch nach. Denn alles, was bisher noch keinen Platz gefunden hat, steht jetzt in meinem Büro. Und das kann nix werden, sagt zumindest sinngemäß Monika Meurer in ihrem Bindestrich Blog. Ihr Artikel zur Büroorganisation” war offenbar genau der Tritt in den Hintern, den ich gebraucht habe. Endlich habe ich mich drangegeben, und meinen Schreibtisch aufgeräumt, einige Kisten geleert und weggeräumt und sogar ein Bild aufgehängt. Und siehe da - schon macht Bloggen wieder Spaß. Dann wird’s mit der “normalen” Arbeit betimmt auch wieder besser gehen. Und das ist auch gut so, denn es steht meine erste Produkteinführung an. Und die soll doch schließlich gut werden! Danke, Monika! [...]
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